Toutes les étapes et les opérations nécessaires à la comptabilisation des transactions se retrouvent dans le menu Comptabilité.
Des utilitaires sont offerts afin de faciliter certaines tâches (paiements de fournisseurs, régularisations, etc).
En cliquant sur un des boutons du menu ci-dessus, vous serez redirigés vers la page détaillée de cette fonction.
LA COMPTABILITÉ EN 4 ÉTAPES...
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Description des tâches par étape : |
Pour cette étape, vous aurez besoin de :
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1 |
Saisie des écritures |
Comptabilité de caisse (on inscrit les transactions lorsqu'elles sont payées ou encaissées dans le compte bancaire à la date où elles sont payées) :
- Inscrire toutes les transactions du relevé bancaire sous forme d'écritures comptables (achats, ventes, remboursements de prêts, mouvements de marge de crédit, frais bancaires, prélèvements automatiques). - Si plusieurs comptes bancaires sont utilisés, inscrire toutes les transactions
Comptabilité d'exercice (on inscrit les transactions au moment où elles sont faites, qu'elles soient payées ou non. Cette méthode implique un suivi des comptes à payer et à recevoir) :
- Inscrire toutes les transactions selon les pièces justificatives reçues (factures, chèques émis, etc). - Inscrire les transactions du relevé bancaire non incluses à l'étape précédente (remboursements de prêts, mouvements de marge de crédit, frais bancaires, prélèvements automatiques).
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- Relevés bancaires de chaque compte bancaire - Relevés de prêts et de marge de crédit - Pièces justificatives (factures, copies de chèques, etc)
Plusieurs suggestions pour bâtir une écriture comptable sont disponibles dans la rubrique " Trucs & Astuces" |
2 |
Conciliation bancaire |
- Vérifier que toutes les transactions du ou des comptes bancaires ont été comptabilisées en cochant les transactions chronologiquement - Vérifier que le solde ajusté corresponde au relevé réel du compte bancaire - Si nécessaire, corriger, modifier ou ajouter les transactions manquantes - Sauvegarder la conciliation bancaire. Elle sera disponible en tout temps pour consultation et même modification, au besoin. - Imprimer le rapport de conciliation bancaire, si désiré.
- Répéter cette étape pour chaque compte bancaire
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- Relevés bancaires (copie papier) de chaque compte bancaire - Un surligneur ou un crayon pour identifier les transactions conciliées
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3 |
Rapports de fin de mois
(dont le Formulaire de taxes) |
Pour vérifier l'exactitude du travail effectué aux étapes précédentes, quelques vérifications par les Rapports sont suggérées : - Revenus et Dépenses : Valider les montants pour que ça représente la réalité. Vérifier surtout les grands écarts pour s'assurer que les résultats aient du sens. - Liste des auxiliaires d'emprunts : Générer le rapport des auxiliaires de prêts (ou consulter le Grand-Livre par auxiliaire) pour vérifier que le solde des prêts dans la comptabilité soient exactement le même que dans la réalité. - Liste des auxiliaires fournisseurs (comptes à payer) : Si une comptabilité d’exercice est faite, valider les soldes dans la colonne Solde actuel du rapport Liste des auxiliaires des Fournisseurs. Les montants doivent correspondent avec les états de comptes des fournisseurs.
- Formulaire de taxes : Il est suggéré de consulter le Formulaire de taxes régulièrement (même si le mois courant n'est pas le mois de production du formulaire). Il est suggéré de : oSélectionner la période de taxes désirée oNE PAS cocher la case "Générer les écritures de renversement" afin de valider les montants comptabilisés oCOCHER la case "Afficher le rapport de vérification des taxes" oImprimer le Formulaire de taxes
Lorsque le Formulaire est vérifié et prêt à être produit : oSélectionner la période de taxes désirée oCOCHER la case "Générer les écritures de renversement" afin de valider les montants comptabilisés oCOCHER la case "Afficher le rapport de vérification des taxes" oImprimer le Formulaire de taxes oProduire le Formulaire de taxes sur le site de Revenu Québec
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- Sens de l'observation et de l'analyse!
- Accès au site de Revenu Québec pour l'entreprise |
4 |
Fermeture du mois |
La fermeture de mois est un processus qui permet de : - faire une sauvegarde des données - avancer le mois courant dans la Saisie des écritures
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- Clé USB (si l'utilisateur souhaite y déposer la sauvegarde des données) |
Certains utilisateurs trouvent utile d'inscrire sur chaque pièce justificative le numéro de l'écriture en référence. Cette notification peut permettre de rapidement confirmer que la transaction a bien été comptabilisée et en cas de besoin, on peut rapidement retrouver l'écriture liée.