Les frais payés d'avance permettent de faire le suivi des sommes versées dans un exercice financier précédent pour l'usage dans un exercice financier suivant.
LORSQUE LE PAIEMENT EST FAIT AUPRÈS DU FOURNISSEUR
Il faut comptabiliser la sortie d'argent (le paiement) dans un compte qui permettra de faire le suivi de ces sommes (Frais payés d'avance).
Au moment de ce paiement, ce n'est pas une dépense courante pour l'entreprise. La dépense sera comptabilisée lors de l'utilisation de ce frais payés d'avance.
LORSQUE LE PAIEMENT D'AVANCE EST APPLIQUÉ SUR LES FACTURES
Lors de la réception des factures, le montant à payer peut être moindre que le montant de la facture puisque le montant payé d'avance est appliqué.
C'est à ce moment qu'il faut comptabiliser la totalité de la dépense et préciser comment cette facture a été acquittée.
Dans l'exemple ci-dessous, un montant de 10000$ a été payé d'avance et la facture totalisait 12500$. À la réception de la facture, ce qui est dû est 2500$, mais la dépense réelle est bien de 12500$.
Les écritures ci-dessus utilisent des comptes à titre d'exemple seulement.
Veuillez utiliser vos propres comptes pour comptabiliser correctement vos transactions.