menu Paie > Configurations > Charges de l'employeur

Les charges de l’employeur sont des dépenses qui vont se comptabiliser en même temps que la paie versée à un employé. Une charge d’employeur est une dépense engagée par l’employeur pour un ou plusieurs employés. L’employeur peut déterminer s’il comptabilise la charge dans la comptabilité régulière (comme pour un fournisseur régulier) ou lors de la génération des écritures de paie (à l’aide de la Charge de l’employeur).

Les charges de l'employeur doivent être ajoutées AVANT d'être personnalisées dans les paramètres de l'employeur, des groupes et des employés.

Pour ajouter une charge de l'employeur :

1.Aller au menu Paie

2.Cliquer sur le bouton Configurations

3.Sélectionner l’item "Charges de l'employeur "

4.Cliquer sur le "+ "

5.Compléter les informations exigées : code et description. Préciser, au besoin, la charge de l'employeur de référence.

6.Sauvegarder

Dès que la charge de l’employeur est ajoutée, il faut lier cette charge à un compte de Grand Livre pour que les sommes précisées soient comptabilisées. Si le lien avec le Grand Livre n’est pas fait, la charge de l’employeur pourra être personnalisée dans un dossier d’Employé, mais les écritures de paie ne pourront pas être générées…

Pour lier une charge de l'employeur à la comptabilité :

1.Aller au menu Paie

2.Cliquer sur le bouton Configurations

3.Choisir l'item "Employeur"

4.Cliquer sur l'onglet "Lien au Grand Livre"

5.Sélectionner "Charges de l'employeur"

6.Cliquer sur le "+"et sélectionner dans la liste la charge de l'employeur à lier. Seules les charges de l'employeur sans lien avec le Grand Livre sont listées.

7.Préciser les comptes à lier avec cette charge de l'employeur

a.Un compte fournisseur avec auxiliaire (qui pourra être utilisé pour payer le fournisseur)

b.Un compte de dépenses (qui permettra de comptabiliser la dépense engendrée par l'employeur)

8.Sauvegarder

9.Répéter les étapes 5 à 8 pour chacune des Charges de l'employeur.

Pour comptabiliser une charge de l'employeur dans un employé :

1.Aller au menu Paie

2.Cliquer sur le bouton Employés (ou Groupe selon le niveau d’application de la charge de l'employeur)

3.Sélectionner l’employé concerné (ou le Groupe)

4.Cliquer dans l’onglet "Charges de l'employeur "

5.Cliquer sur la charge de l'employeur à modifier

6.Cliquer sur le "+ avec un calendrier "

7.Préciser une nouvelle date d’entrée en vigueur

8.Indiquer le type de valeur, la valeur, etc.

9.Sauvegarder

Pour consulter les charges de l’employeur comptabilisées :

1.Aller au menu Rapports

2.Dans la section Paie, sélectionner le rapport "Sommaire de l’employeur "

3.Préciser la période couverte par le rapport

4.Sélectionner le type de rapport (pour tous les employés ou par groupe ou par employé)

5.Sélectionner le type de détail (par mois, par semaine ou par date de paie)

6.Cocher l’option "Afficher le détail des charges d’employeur "

7.Générer le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher à l'écran"ou "Imprimer". Les premières pages du rapport présentent les retenues et cotisations gouvernementales (part de l’employeur seulement). Les pages suivantes présentent le détail des charges de l’employeur.